财务法务
目标
控制会议预算、收支、合同、发票、报销和合规风险，保证会议可持续、可追溯、可结算。
适用场景
适用于涉及赞助收入、票务收入、供应商合同、场地合同、讲师差旅、报销和知识产权授权的会议。
最小可执行版本
小型社区活动至少要有一张收支表，记录每笔收入、支出、付款人、收款人、票据状态和负责人。任何口头采购都要补一条文字确认。
负责人
财务法务组负责；总体组审批预算和重大支出；各工作组提交采购和付款需求。
时间节点
- T-4 月：建立预算框架。
- T-3 月：确认合同模板、发票规则和审批流程。
- T-2 月：跟踪赞助、票务、供应商和场地合同。
- T-1 月：复核现金流和未付款项。
- 会后 1 周：完成报销、结算和财务复盘。
工作步骤
- 制定预算表，区分必要支出、可选支出和备用金。
- 建立收支台账。
- 为赞助、场地、供应商、讲师差旅等建立合同台账。
- 明确付款审批、发票、报销和票据要求。
- 每周复核到账、待付款、已付款和预算偏差。
- 处理知识产权、赞助权益、外包服务和资料授权相关条款。
- 会后完成结算和财务复盘。
关键风险
- 未到账赞助被当作可用资金。
- 口头采购没有合同或确认单。
- 发票和付款主体不一致。
- 报销规则不清。
- 照片、视频、PPT 或 Logo 授权不清。
- 预算没有备用金。
检查清单
- 是否有预算表。
- 是否有收支台账。
- 是否所有合同都有负责人和状态。
- 是否明确发票和报销规则。
- 是否每周更新现金流。
- 是否会后完成财务收尾。
示例 / 模板
| 项目 |
预算 |
实际 |
负责人 |
付款状态 |
发票状态 |
备注 |
| 场地 |
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| 餐饮 |
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| 物料 |
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