物料
目标
确保会议所需礼品、奖品、宣传材料、导视、胸牌、日程表、签到表、餐券、手提袋、贴纸等物料按时制作、验收、运输和发放。
适用场景
适用于需要印刷、制作、采购、运输、现场摆放和会后清点的会议。
最小可执行版本
小型社区活动至少要列出胸牌、签到表、导视牌、讲师提示牌、插线板、转接头、胶带、马克笔和饮水等必需物料，并在会前一天完成检查。
负责人
会务组负责物料总控；设计组负责设计文件；赞助组确认赞助商物料；财务法务组负责采购和付款。
时间节点
- T-2 月：建立物料清单。
- T-1 月：完成设计和下单。
- T-1 周：完成到货验收和分箱。
- 会议当天：发放、补充和回收。
- 会后 1 周：清点剩余物料。
工作步骤
- 列出物料类型和数量。
- 确认每项物料的设计、采购、制作和验收负责人。
- 确认尺寸、材质、数量、单价、交付时间和运输方式。
- 下单前检查最终设计文件。
- 到货后按清单验收。
- 按区域分箱并贴标签。
- 现场记录发放和剩余数量。
关键风险
- 下单太晚，无法补救。
- 印刷文件错误。
- 物流延误。
- 现场不知道物料放在哪里。
- 赞助商资料提交太晚。
- 物料剩余无人处理。
检查清单
- 是否有完整物料清单。
- 是否确认设计最终版。
- 是否确认交付时间。
- 是否到货验收。
- 是否分箱标记。
- 是否安排现场发放负责人。
示例 / 模板
| 物料 |
数量 |
用途 |
负责人 |
供应商 |
到货时间 |
状态 |
| 胸牌 |
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签到 |
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| 易拉宝 |
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导视 |
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| 手提袋 |
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资料发放 |
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