现场事务
目标
把会议当天所有现场动作写入 Runbook，确保签到、会场、讲师、志愿者、供应商、赞助商和应急处理协同运行。
适用场景
适用于会议当天及前后布展、彩排、签到、议程执行、撤场和现场问题处理。
最小可执行版本
小型社区活动至少要有一张当天时间表、一张联系人表、一个签到流程、一个会场负责人和一个应急联系人。所有人应知道问题升级给谁。
负责人
会务组负责现场总控；各会场负责人、志愿者组、讲师组、赞助组、供应商对接人分别负责自己的区域。
时间节点
- T-1 月：完成现场 Runbook 初稿。
- T-1 周：完成全体检查和演练。
- 会议前一天：布展、设备测试和彩排。
- 会议当天：按 Runbook 执行。
- 会后当天：撤场和问题记录。
工作步骤
- 制作现场 Runbook，写清时间、地点、负责人、动作和备注。
- 设计签到、会场、展区、茶歇、媒体、讲师候场和应急动线。
- 确认灯光、音响、网络、投影、直播、计时和录制。
- 安排座次、主持人、讲师提醒和议程控时。
- 设置总控群和紧急决策链。
- 准备现场物资和应急包。
- 记录现场问题和会后改进项。
关键风险
- 现场没有统一 Runbook。
- 会场负责人不清楚决策链。
- 签到拥堵。
- 设备故障没有备用方案。
- 议程延误无人控时。
- 现场问题没有记录。
检查清单
- 是否有最终 Runbook。
- 是否每个区域有负责人。
- 是否测试设备和网络。
- 是否确认讲师候场和 PPT 备份。
- 是否准备应急物资。
- 是否设置现场总控和升级机制。
示例 / 模板
| 时间 |
区域 |
动作 |
负责人 |
备注 |
| 08:00 |
签到区 |
志愿者到位 |
|
|
| 09:00 |
主会场 |
开场 |
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| 18:00 |
全场 |
撤场检查 |
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