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组织架构

目标

建立一套清晰的组委会分工和会议机制，让每件事都有负责人、交付物、截止时间和备份方案。

适用场景

适用于由社区、志愿者或非营利组织主导的会议。团队规模较小时可一人兼任多组，团队规模较大时应拆分专门小组。

最小可执行版本

小型社区活动至少要设 3 个角色：总负责人、内容负责人、现场负责人。每个角色都要写清交付物和备份人，并固定一个每周同步时间。

负责人

总体组负责组织架构设计和关键负责人任命；各工作组负责人负责本组交付；项目管理负责人负责会议节奏和任务追踪。

时间节点

  1. T-4 月：成立组委会，确定负责人。
  2. T-3 月：各组确认计划、预算和资源需求。
  3. T-2 月：每周同步进度和风险。
  4. T-1 月：进入现场执行组织模式。
  5. T-1 周：全体过 Runbook。
  6. 会后 1 周：组织复盘。

工作步骤

  1. 确定总负责人和最终决策机制。
  2. 按工作流设置工作组：总体、会务、赞助、讲师与议题、设计、文案与媒体、票务与观众、志愿者、财务法务。
  3. 为每个工作组选负责人、备份人和固定成员。
  4. 为每个组写清楚职责边界和主要交付物。
  5. 建立总进度表、联系人表、任务看板和风险清单。
  6. 固定例会时间，并要求每次会议有议程、记录和任务回顾。
  7. 会前逐项确认现场职责，会后逐组复盘。

建议工作组：

工作组 核心职责 主要交付物
总体组 目标、预算、重大决策、跨组协调 总时间线、预算框架、决策记录、复盘报告
会务组 场地、物料、现场流程、供应商协调 场地图、物料清单、Runbook、联系人表
赞助组 赞助方案、招募、合同回款、权益交付 赞助方案、跟进表、权益交付表、结案报告
讲师与议题组 讲师邀请、CFP、评审、议程、讲师服务 讲师名单、评审表、议程表、行程表
设计组 主视觉、宣传物料、现场物料 主 KV、设计规范、印刷文件
文案与媒体组 官网文案、宣传节奏、媒体合作 宣传日历、新闻稿、社交文案、报道汇总
志愿者组 招募、培训、排班、现场调度 志愿者名单、岗位表、培训材料
财务法务组 预算、收支、报销、合同、发票 预算表、合同台账、收支表

会议机制：

  1. T-4 月到 T-3 月：每两周一次。
  2. T-3 月到 T-1 月：每周一次。
  3. T-1 月到 T-1 周：每周一次全体会，各组自行同步。
  4. T-1 周到会议当天：每周两次或按现场事项临时同步。

每次会议必须做到：

  1. 会前发出议程和议题负责人。
  2. 会中只讨论需要同步、决策或求助的问题。
  3. 会后发布会议记录。
  4. 明确每项任务的负责人、截止时间和交付物。
  5. 下次会议先回顾上期任务。

关键风险

  1. 多人同时负责一件事，最终无人负责。
  2. 工作组边界不清，导致任务反复横跳。
  3. 会议只聊天，没有决策和任务。
  4. 关键岗位没有备份人。
  5. 志愿者时间有限，但任务拆得太粗。

检查清单

  1. 是否每个工作组都有负责人和备份人。
  2. 是否每个负责人知道自己的交付物。
  3. 是否有总进度表和风险清单。
  4. 是否固定例会时间。
  5. 是否每次会议都有记录。
  6. 是否所有任务都有负责人和截止时间。
  7. 是否会前完成现场职责确认。

示例 / 模板

案例参考：COSCon 的组委会会议曾经固定在每周四晚 8:30-9:30。固定节奏能降低协调成本，尤其适合大家用业余时间参与的社区会议。

# 组委会例会记录

时间：
参会人：
请假人：
记录人：

## 本次议题

1.
1.
1.

## 上期任务回顾

| 任务 | 负责人 | 截止时间 | 状态 | 备注 |
| --- | --- | --- | --- | --- |
|  |  |  |  |  |

## 本次决策

1.
1.

## 新增任务

| 任务 | 负责人 | 截止时间 | 交付物 |
| --- | --- | --- | --- |
|  |  |  |  |

## 风险与求助

1.
1.
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