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人员角色

目标

识别会议涉及的所有关键角色，并为每类角色设计沟通、服务、现场接待和会后维护流程。

适用场景

适用于有讲师、嘉宾、观众、志愿者、供应商、赞助商、合作伙伴和媒体共同参与的社区会议。

最小可执行版本

小型社区活动至少要区分讲师、观众、志愿者和场地方四类角色，并分别指定对接人、联系方式、到场时间和现场需求。

负责人

总体组负责角色边界；各工作组负责自己对接的人群；票务与观众组维护参会者信息；志愿者组维护志愿者信息；讲师组维护讲师和嘉宾信息。

时间节点

1. T-4 月：确认关键角色和对接负责人。
2. T-3 月：建立联系人表和信息收集表。
3. T-2 月：开始观众、讲师、赞助商、合作伙伴沟通。
4. T-1 月：确认现场服务流程。
5. T-1 周：发送会前提醒。
6. 会后 1 周：发送感谢和资料。

工作步骤

1. 列出所有角色：讲师、嘉宾、观众、志愿者、供应商、赞助商、合作伙伴、媒体、场地工作人员。
2. 为每类角色指定对接人。
3. 建立独立联系人表，记录联系方式、需求、状态和风险。
4. 明确每类角色的会前通知、现场接待和会后维护流程。
5. 对讲师、嘉宾、赞助商、媒体等关键角色设置一对一负责人。
6. 在 T-1 周集中发送会前提醒。
7. 会后发送感谢、资料、问卷或结案材料。

角色总览：

角色	主要诉求	组织方要提供什么
讲师	顺利表达观点，获得影响力	议题确认、行程安排、现场接待、设备支持
嘉宾	交流资源，获得尊重和便利	邀请确认、接待安排、座位或休息区
观众	获得内容，顺利参会	清晰议程、报名入场、现场指引、会后资料
志愿者	贡献社区，获得协作体验	明确岗位、培训、排班、现场支持、会后感谢
供应商	按合同完成服务并结算	明确需求、现场条件、对接人、验收标准
赞助商	获得品牌露出和社区关系	权益交付、现场支持、数据反馈、结案报告
合作伙伴	扩大影响，连接共同人群	联合传播、资源互换、明确边界
媒体	获得新闻素材和采访机会	新闻资料、采访安排、媒体证件、现场支持

关键风险

1. 讲师、嘉宾、赞助商、媒体没有专人对接。
2. 联系人表分散在多个聊天记录里。
3. 现场接待流程不清，重要来宾无人引导。
4. 志愿者岗位说明太模糊。
5. 供应商需求没有书面确认。
6. 会后没有感谢和关系维护。

检查清单

1. 是否为每类角色指定了对接人。
2. 是否有讲师、嘉宾、赞助商、供应商、志愿者、媒体的联系人表。
3. 是否所有关键角色都收到会前提醒。
4. 是否每类角色都有现场报到或接待流程。
5. 是否记录了授权、发票、合同、差旅等敏感事项。
6. 是否准备了会后感谢和资料发送流程。

示例 / 模板

角色	姓名 / 组织	联系方式	对接人	需求	状态	风险
讲师				行程、PPT、授权
赞助商				Logo、展位、发票
媒体				采访、媒体证

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