素材整理
目标
把会议照片、视频、PPT、新闻稿、媒体报道、社交传播和内部资料整理成可长期访问、可复用、可授权发布的资料库。
适用场景
适用于会议结束后的公开传播、赞助商结案、社区归档、下一届宣传和内部复盘。
最小可执行版本
小型社区活动至少要在会后收集照片、演讲材料、视频或录播链接、报名数据和反馈结果，并放到一个可长期访问的位置。
负责人
文案与媒体组负责公开素材；讲师组负责 PPT 和授权；会务组负责现场资料；赞助组负责赞助商结案素材。
时间节点
- 会议当天：按素材类型初步归档。
- 会后 3 天内：收齐照片、视频、PPT 和报道链接。
- 会后 1 周：完成公开资料页和结案素材。
- 会后 2 周：完成内部归档。
工作步骤
- 会前建立资料目录结构和命名规则。
- 会议当天同步备份照片、视频和演讲材料。
- 会后收集摄影、摄像、直播、媒体、讲师和社交平台素材。
- 检查每份素材是否有公开授权。
- 选择可公开资料，发布到官网、仓库、网盘或视频平台。
- 为赞助商整理权益交付截图和照片。
- 将内部资料归档，便于下一届复用。
关键风险
- 素材散落在个人设备和聊天记录里。
- 没有授权就公开 PPT、照片或视频。
- 文件命名混乱，后续无法查找。
- 会后太久才收集，素材丢失。
- 公开链接失效。
检查清单
- 是否有统一资料目录。
- 是否收齐照片、视频、PPT 和报道。
- 是否确认公开授权。
- 是否备份原始文件。
- 是否整理赞助商结案素材。
- 是否记录公开链接。
示例 / 模板
目录建议：
会议名称/
01-公开资料/
02-照片/
03-视频/
04-PPT/
05-媒体报道/
06-赞助商结案/
07-内部复盘/