差旅
目标
保障讲师、嘉宾和关键工作人员顺利抵达、住宿、参会和返程，并控制差旅预算。
适用场景
适用于需要为外地讲师、嘉宾、主持人、工作人员或志愿者安排交通、住宿、接送和报销的会议。
最小可执行版本
小型社区活动至少要确认外地讲师的到达时间、离开时间、住宿地址、交通方式、报销规则和现场对接人。
负责人
会务组负责行程协调；讲师组提供讲师信息；财务法务组负责预算、报销和票据要求。
时间节点
- T-2 月：确认差旅政策。
- T-1 月：收集讲师和嘉宾行程。
- T-1 周：确认到达、住宿、接送和紧急联系人。
- 会议当天：执行接待和应急调整。
- 会后 1 周：完成报销和票据收集。
工作步骤
- 明确哪些角色可获得差旅支持。
- 写清交通、住宿、接送、餐饮和报销上限。
- 收集行程信息和特殊需求。
- 统一预订酒店或给出推荐酒店。
- 安排接送或提供清晰交通指南。
- 建立到达状态表。
- 会后收集票据并完成报销。
关键风险
- 差旅政策不清，引发财务争议。
- 讲师到达时间无人跟进。
- 酒店离场地太远。
- 航班或高铁延误影响议程。
- 报销票据不符合要求。
检查清单
- 是否明确差旅支持范围。
- 是否收集所有讲师和嘉宾行程。
- 是否确认酒店和入住信息。
- 是否安排接送或交通指南。
- 是否有延误备用方案。
- 是否写清报销材料要求。
示例 / 模板
| 姓名 |
角色 |
到达时间 |
离开时间 |
酒店 |
接送 |
对接人 |
状态 |
| |
讲师 |
|
|
|
|
|
|