open-conference-guide

开放会务指南

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前言

这篇文章的读者为有志于自发组织一场开源社区的会议，尤其是主要利用业余时间和志愿者资源的开源爱好者和贡献者们。 本手册是为中国开源年会COSCon而写，但是也适用于其他的一些社区非盈利会议。

首先，感谢你做出决定：要投入时间和精力去办一场为期2天的COSCon，这不是一个容易的决定，一旦决定要作这件事情， 就意味着你要跟十几位COSCon的核心组委会小伙伴们花4个月的时间每周至少一个小时的电话会议；在会议召开前的三天惴惴不安，各种不完美，难以完成的任务；也意味着你将在你最擅长的领域去贡献，竭尽所能。 组织这样一场会议，也会获得你难以想象的回报，这种回报跟金钱无关，而是你能体会到马斯洛人类需求理论里自我实现的那一层的快乐。 在到达目标之前会经历各种困难和挫折， 而在经历完这些历练之后， 你回过头再去看，会看到自己的成长，而这基于痛苦之后的成长，将会是我们未来开源和个人事业之路上的宝库。

指南的结构

一场大会，千头万绪。要想涵盖所有的方方面面，非常困难。本文试图首先梳理出这样的一个概念结构，然后一一叙述。也欢迎所有的朋友，补充和完善这一结构。

关键活动时间表

时间阶段 主要工作 备注
筹备期 * 确立大会主题
* 讲师招募
* 赞助商招募		 确定分论坛的划分，以及关键时间节点，至关重要
准备期 * 确定会议日期、地点、场地
* 明确分工、组织与流程
* 前期准备工作		 出品人制度
预热期 * 内容准备与媒体宣传
* 合作伙伴招募
* 门票销售
* 召集参会者		  
开会期 * 会议现场事务  
收关期 * 财务收尾
* 问卷调查
* 整理素材		  
余热期 * 媒体宣传
* 长期关系维护		  

要素分类

  1. 会议的分类
    1. 小型聚会（Meetup）
    2. 中型会议（地区性）
    3. 大型会议（全国性）
    4. 国际性会议
  2. 组织架构
    1. 总体组
    2. 会务组
    3. 募捐组
    4. 讲师与议题审核组
    5. 设计组
    6. 文案与媒体组
    7. 志愿者管理组
  3. 人员分类
    1. 讲师
    2. 嘉宾
    3. 参展商
    4. 观众
    5. 场地工作人员
    6. 翻译人员
    7. 摄影师与摄像师
    8. 主持人
    9. 出品人
      1. 城市分会场出品人
      2. 主题分论坛出品人
      3. 特色活动出品人
      4. 小型聚会出品人
    10. 志愿者
      1. 签到
      2. 引导
      3. 接待
      4. 问询
      5. 会场支持
    11. 供应商
      1. 整体解决方案供应商
      2. 单项服务供应商
      3. 志愿提供帮助者
    12. 合作伙伴
      1. 社区合作伙伴
      2. 媒体合作伙伴
      3. 销售合作伙伴
    13. 记者
  4. 内容
    1. 视觉内容
    2. 文字内容
      1. 开幕词
      2. 闭幕词
    3. 问卷与报名表
    4. 分组工作手册、CheckList
    5. 联络人、责任人名单
    6. 进度表
    7. 模板
      1. 邀请卡模板
      2. 台卡模板
      3. 优惠券模板
      4. PPT模板
  5. 物料
    1. 礼品、纪念品
    2. 奖品（奖杯、奖牌、抽奖奖品）
    3. 纸质宣传材料
    4. 易拉宝
    5. 胸牌
    6. 日程表
    7. 签到表
    8. 餐券
    9. 参会指南
    10. 手提袋
    11. 名牌
    12. 时间提示牌
    13. 贴纸
    14. 特殊道具
  6. 工具
    1. 社交媒体
    2. 交流沟通
    3. 项目管理
    4. 统计与分析

主要事务

  1. 确立大会主题
    1. 大会主旨与风格设计
    2. 大会主题与分论题设计
    3. 议程规划
  2. 讲师招募
    1. 邀请讲师
    2. Call for speakers
  3. 赞助商招募
    1. 目标赞助商
    2. 赞助等级设计
    3. 赞助商招募
    4. 赞助条款谈判
    5. 预估到款日期
  4. 确定会议日期、地点、场地
    1. 确定地点（城市）
    2. 确定日期
    3. 选择会议场地
    4. 选择附属地点
      1. 宾馆
      2. 饭店
      3. 咖啡厅
      4. 酒吧
  5. 设计
    1. 主KV
    2. 基调
    3. 视觉要素
    4. 网站用、手机展示用与印刷用素材
    5. 视频素材
  6. 内容准备与媒体宣传
  7. 场地
    1. 布展
    2. 灯光
    3. 音响
    4. Slide播放
    5. 交流场所
    6. VIP会议室
    7. 晚宴
  8. 合作伙伴招募
  9. 门票销售与赠送
  10. 差旅、交通与住宿
  11. 餐饮与茶歇
  12. 会议现场事务
    1. 安排座次
    2. 进度控制
    3. 安保与医疗
    4. 游戏与抽奖
    5. 表演
    6. 圆桌会议与闭门会议
    7. 危机处置
    8. 现场采访
  13. 项目管理
  14. 志愿者管理
  15. 财务管理
  16. 法务
    1. 知识产权相关
    2. 赞助相关
    3. 服务外包相关
  17. 问卷调查
  18. 整理素材
  19. 盘点收益
  20. 长期关系维护

参考资料

贡献者

关于本文

本文是一次经验分享的尝试，我们试图用开源的方式，来分享我们在主办技术大会方面的经验。也非常欢迎所有对此有经验，有教训，有心得的朋友，一起来参与这个文档的编写。

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